Checklist: welke documenten moet je opvragen bij je onderaannemer?
Gepubliceerd: 31 juli 2026
Een van de meest gestelde vragen sinds de invoering van de Vlaamse ketenaansprakelijkheid: welke documenten moet ik nu precies opvragen? Het antwoord hangt af van het profiel van het personeel dat je onderaannemer inzet — niet elke situatie vereist dezelfde documenten.
Dit overzicht is gebaseerd op stap 4 van de officiële toelichting op Vlaanderen.be.
Liever meteen een antwoord op uw eigen situatie in plaats van de volledige matrix doorlezen? Doe de gratis check: 4 korte vragen, en u ziet meteen welke documenten u nodig heeft.
Doe de gratis checkDe schriftelijke verklaring geldt altijd
Ongeacht welk personeel je onderaannemer inzet, vraag je bij elke directe onderaannemer een schriftelijke en ondertekende verklaring op erewoord op, waarin die bevestigt geen illegaal verblijvende derdelanders tewerk te stellen — noch als werknemer, noch als zelfstandige onderaannemer. Dit geldt ook wanneer de onderaannemer uitsluitend EU-personeel inzet.
Documenten per situatie
| Situatie | Vereiste documenten |
|---|---|
| Enkel EU-personeel (geen derdelanders) | Geen bijkomende documenten — enkel de verklaring op erewoord |
| Derdelander, werknemer, tewerkgesteld in België | Bewijs van geldig verblijf in België · Arbeidskaart / toelating tot arbeid · Dimona-registratie |
| Derdelander, zelfstandige, actief in België | Bewijs van geldig verblijf in België · Beroepskaart |
| Gedetacheerd vanuit een EER-land (werknemer of zelfstandige) | Bewijs van verblijf in het EER-gastland · Limosa L1-melding¹ · A1-attest (of ontvangstbewijs van de aanvraag) |
| Gedetacheerd van buiten de EER, werknemer | Bewijs van geldig verblijf in België · Arbeidskaart / toelating tot arbeid · Limosa L1-melding¹ |
| Gedetacheerd van buiten de EER, zelfstandige | Bewijs van geldig verblijf in België · Beroepskaart · Limosa L1-melding¹ |
¹ Vervalt wanneer een Limosa-vrijstelling van toepassing is.
Twee dingen die vaak fout gaan
Een paspoort opvragen dat niet nodig is. Sommige checklists die circuleren vermelden een paspoortkopie als standaardvereiste. De officiële toelichting doet dat niet — er wordt gevraagd naar bewijs van geldig verblijf, wat een ander document is. Onnodig gevoelige data opvragen werkt tegen je in het kader van dataminimalisatie (AVG/GDPR) en vergroot je risico bij een datalek, zonder dat het je compliance verbetert.
Hetzelfde sjabloon voor iedereen gebruiken. Omdat het vereiste document verschilt per situatie (werknemer versus zelfstandige, binnen België versus gedetacheerd), leidt één generieke vragenlijst vaak tot verwarring bij de onderaannemer — en tot een fout ingevuld dossier bij jou.
Confyo bepaalt automatisch welke documenten van toepassing zijn per medewerker, op basis van dit type profiel — je moet de matrix dus niet zelf onthouden of navragen bij elke nieuwe onderaannemer.
Ontdek ConfyoVeelgestelde vragen
Moet ik altijd een paspoort opvragen?
Nee. De officiële stap 4 op Vlaanderen.be vermeldt geen paspoort als apart vereist document — er wordt gevraagd naar bewijs van geldig verblijf, wat iets anders is. Vraag geen extra gevoelige documenten op die de wet niet vereist.
Geldt de schriftelijke verklaring ook als mijn onderaannemer enkel EU-personeel inzet?
Ja. De verklaring op erewoord is een verplichting op het niveau van de onderaannemer zelf en geldt ongeacht de nationaliteit van het personeel.
Wat als een Limosa-melding niet van toepassing is door een vrijstelling?
Dan laat je dit vermelden als "niet van toepassing" met een reden, in plaats van de aanvraag te blokkeren. Bewaar die reden wel in je dossier — dat is exact waar je bij een controle naar gevraagd wordt.